Kurz gesagt
Prozesse digitalisieren Sie am besten Ablauf für Ablauf. Wählen Sie zuerst einen Ablauf, der oft vorkommt und heute Zeit kostet oder Fehler verursacht. Nehmen Sie ihn so auf, wie er wirklich läuft, und messen Sie Fälle, Arbeitszeit und Rückfragen. Vereinfachen Sie ihn dann. Nutzen Sie zuerst vorhandene Software und fertige Werkzeuge und erst danach eigene Software.
Das Wichtigste in Kürze
- Beginnen Sie mit einem Ablauf, der oft vorkommt und spürbar Arbeitszeit bindet. Ein kleiner Ablauf, den das Team ändern will, darf zuerst kommen.
- Nehmen Sie den Ablauf mit den Menschen auf, die ihn erledigen: vom Auslöser bis zum Ergebnis, zuerst den Regelfall, danach die Ausnahmen.
- Messen Sie vor jeder Änderung Fälle, Arbeitszeit, Durchlaufzeit, Rückfragen und doppelte Eingaben. Ohne diese Werte fehlt später der Vergleich.
- Vereinfachen Sie den Ablauf, bevor Sie ihn digitalisieren. Ein schlechter Ablauf bleibt auch digital ein schlechter Ablauf.
- Prüfen Sie die Mittel von einfach nach aufwendig: Regeln, vorhandene Software, fertiges Werkzeug, Schnittstellen und erst zuletzt eigene Software.
Welchen Ablauf sollten Sie zuerst digitalisieren?
Digitalisieren Sie zuerst einen Ablauf, der oft vorkommt, heute spürbar Arbeitszeit bindet und von wenigen Personen erledigt wird. Das Organisationshandbuch des Bundes nennt Häufigkeit und gebundenes Personal als Gründe, einen Ablauf vorzuziehen. Ein kleiner Ablauf, den das Team verbessern will, darf dabei zuerst kommen.
Ein Ablauf ist eine Folge von Arbeitsschritten mit festem Anfang und Ergebnis, etwa vom Eingang einer Anfrage bis zum versendeten Angebot. Das Bundesverwaltungsamt (externe Website) beschreibt Prozessdigitalisierung als Wandel, bei dem bestehende Abläufe hinterfragt, optimiert und digital unterstützt werden. Software kommt deshalb erst nach Auswahl, Aufnahme, Messung und Vereinfachung.
Warum: Das Organisationshandbuch des Bundes zum Priorisieren (externe Website) empfiehlt, zuerst die Abläufe zu betrachten, die für den Erfolg am wichtigsten sind. Das sind etwa die, die am häufigsten durchlaufen werden oder das meiste Personal binden. Dort wirkt eine Verbesserung am stärksten. Zugleich rät das Handbuch, Quick Wins mitzunehmen (externe Website): Ein einfacher Ablauf eines kleinen Teams kann auf Platz 1 landen, wenn die Beteiligten ihn verbessern wollen.
So gehen Sie vor:
- Schreiben Sie fünf bis zehn wiederkehrende Abläufe auf. Benennen Sie jeden mit Gegenstand und Tätigkeit, etwa „Aufträge erfassen“ oder „Eingangsrechnungen freigeben“. Diese Form empfiehlt auch das Handbuch.
- Vergeben Sie für jeden Ablauf Punkte nach der Tabelle. Das ist eine einfache Form der Nutzwertanalyse, die das Handbuch für die Auswahl nennt.
- Nehmen Sie den Ablauf mit den meisten Punkten. Bei Gleichstand nehmen Sie den mit weniger Beteiligten.
| Frage | 1 Punkt | 2 Punkte | 3 Punkte |
|---|---|---|---|
| Wie oft kommt der Ablauf vor? | seltener als wöchentlich | mehrmals pro Woche | täglich |
| Wie viel Arbeitszeit bindet er? | unter einer Stunde pro Woche | einige Stunden pro Woche | mehr als einen Arbeitstag pro Woche |
| Wie oft gibt es Rückfragen, Fehler oder doppelte Eingaben? | selten | regelmäßig | bei fast jedem Fall |
| Wie viele Personen sind beteiligt? | mehr als fünf oder mehrere Abteilungen | drei bis fünf | eine oder zwei |
| Wollen die Beteiligten etwas ändern? | eher nicht | teils | ja, sie haben schon Ideen |
Beispiel: Angenommen, ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten listet sechs Abläufe. „Aufträge erfassen“ kommt täglich vor und bindet mehr als einen Arbeitstag pro Woche, und fast jeder Auftrag wird zweimal eingetippt. Drei bis fünf Personen sind beteiligt, und das Team hat schon Ideen. Mit 14 von 15 Punkten liegt der Ablauf vorn.
Typischer Fehler: Der erste Ablauf reicht über mehrere Abteilungen. Laut dem Bitkom-Leitfaden zum Reifegradmodell Digitale Prozesse (externe Website) vom März 2026 endet Prozessautomatisierung in der Praxis häufig an Abteilungs- und Unternehmensgrenzen. Beginnen Sie deshalb mit einem Ablauf innerhalb einer Abteilung.
Erledigt, wenn ein Ablauf gewählt ist, mit Namen, Auslöser und Ergebnis, und alle Beteiligten wissen, dass er der erste ist.
Wie nehmen Sie den Ablauf so auf, wie er wirklich läuft?
Nehmen Sie den Ablauf mit den Menschen auf, die ihn täglich erledigen: jeden Schritt vom Auslöser bis zum Ergebnis, dazu Beteiligte, Programme, Daten, Regeln und Ausnahmen. Halten Sie fest, was heute tatsächlich geschieht, und beginnen Sie mit dem Regelfall, also dem Weg der meisten Fälle.
Warum: Ohne gemeinsames Bild beschreibt jede Person einen anderen Ablauf. Selbst beim Brötchenholen sind sich laut Organisationshandbuch mehrere Personen nicht einig, welche Schritte dazugehören.
So gehen Sie vor:
- Legen Sie Anfang und Ende fest: Was löst den Ablauf aus, und woran erkennen Sie, dass er fertig ist? Das Handbuch empfiehlt, jeden Prozess zuerst nach der Formel Input, Aktivitäten, Output (externe Website) zu beschreiben.
- Gehen Sie drei bis fünf echte Fälle der letzten Wochen mit den Beteiligten Schritt für Schritt durch, anhand von E-Mails, Formularen und Tabellenzeilen.
- Füllen Sie den Steckbrief im Abschnitt „Aus der Praxis“ aus. Er folgt den Mindestangaben des Organisationshandbuchs für einen Steckbrief (externe Website).
- Beschreiben Sie zuerst den Regelfall und danach die Ausnahmen, wie es das Handbuch empfiehlt.
- Markieren Sie jeden Medienbruch. Laut Gabler Wirtschaftslexikon zum Medienbruch (externe Website) ist das ein Wechsel des Mediums bei der Übertragung von Informationen, etwa von der E-Mail in die Tabelle. Das kann Angaben verfälschen und verlangsamt die Bearbeitung.
Für den Anfang genügen Haftnotizen an einer Wand, eine Spalte je Rolle. Auch das Handbuch lässt einfache Hilfsmittel zu und sieht eine formale Notation wie BPMN 2.0 (ISO/IEC 19510) erst vor, wenn der Ablauf feststeht.
Beispiel: Im angenommenen Ablauf „Aufträge erfassen“ kommen Aufträge per E-Mail, Telefon und Papier. Jeder wird erst in eine Tabelle und später ins Rechnungsprogramm getippt, das sind mindestens zwei Medienbrüche je Auftrag.
Typischer Fehler: Die Geschäftsführung beschreibt allein, wie der Ablauf sein sollte. Dann fehlen die Umwege, die das Team täglich nimmt.
Erledigt, wenn der Steckbrief auf eine Seite passt und alle Beteiligten bestätigt haben, dass er den heutigen Ablauf zeigt.
Was sollten Sie messen, bevor Sie etwas ändern?
Messen Sie vor jeder Änderung, wie oft der Ablauf vorkommt, wie viel Arbeitszeit ein Fall kostet, wie lange er vom Eingang bis zum Ergebnis braucht und wie oft es Rückfragen und doppelte Eingaben gibt. Mit diesen Ausgangswerten sehen Sie später, ob die Änderung wirkt.
Warum: Ohne Ausgangswerte vergleichen Sie nach der Umstellung nur Eindrücke. Das Organisationshandbuch nennt als typische Kennzahlen eines Prozesses Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie Fehlerquoten (externe Website).
| Wert | Was er zeigt | So erheben Sie ihn |
|---|---|---|
| Fälle je Woche | wie oft der Ablauf vorkommt | aus vorhandenen Daten zählen, etwa im Postfach, in der Auftragsliste oder an den Rechnungsnummern |
| Arbeitszeit je Fall | wie viele Minuten ein Fall kostet, über alle Beteiligten | Laufzettel: Jede Person notiert ihre Minuten. |
| Durchlaufzeit | wie lange ein Fall vom Eingang bis zum Ergebnis braucht, mit allen Wartezeiten | Eingang und Abschluss mit Datum und Uhrzeit notieren |
| Rückfragen und Fehler | wie oft nachgefragt oder korrigiert werden muss | auf dem Laufzettel ankreuzen |
| Doppelte Eingaben | wie oft dieselben Angaben ein zweites Mal getippt werden | auf dem Laufzettel ankreuzen |
Die Durchlaufzeit eines Auftrags ist laut Gabler Wirtschaftslexikon zur Durchlaufzeit (externe Website) die Summe aus Bearbeitungs-, Transport- und Wartezeiten.
So gehen Sie vor:
- Zählen Sie die Fälle aus vorhandenen Daten. Auch das Handbuch rät, Mengen möglichst aus IT-Systemen zu ermitteln.
- Legen Sie jedem Fall einen Laufzettel bei, auf Papier oder als Zeile in einer Tabelle. Darauf notiert jede beteiligte Person ihre Tätigkeit und ihre Minuten, dazu Eingang und Abschluss. Das Handbuch beschreibt dieses Laufzettelverfahren (externe Website) für Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.
- Testen Sie den Laufzettel einige Tage mit ein oder zwei Beteiligten und passen Sie ihn an, bevor alle mitmachen. Das rät auch das Handbuch. Notieren Sie die Zeiten in ganzen Minuten.
- Messen Sie in normalem Betrieb und so lange, bis genug Fälle zusammenkommen. Das Handbuch bemisst die Dauer daran, dass eine ausreichende Zahl an Durchläufen erfasst wird.
Werten Sie ohne Namen aus. Stellen Sie dem Team den Laufzettel vorher vor und sagen Sie, wozu die Zahlen dienen. Laut Handbuch werden die Laufzettel anonymisiert ausgewertet. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn früh ein.
Beispiel: Im angenommenen Ablauf zeigen vier Wochen Laufzettel 40 Aufträge pro Woche und 12 Minuten Arbeit je Auftrag, davon 5 Minuten für das zweite Eintippen. Bei 8 von 40 Aufträgen kostet eine Rückfrage je 10 Minuten. Vom Eingang bis zur Bestätigung vergehen im Mittel zwei Arbeitstage. Die Rechnung dazu steht unter Aus der Praxis.
Typischer Fehler: Gemessen wird erst nach der Umstellung. Dann fehlt der Vergleich.
Erledigt, wenn die fünf Werte aus einem normalen Zeitraum vorliegen, mit Datum und ohne Namen.
Wie vereinfachen Sie den Ablauf, bevor Software dazukommt?
Vereinfachen Sie den Ablauf zuerst auf dem Papier: Streichen Sie Schritte, die niemand braucht, klären Sie Zuständigkeiten und sorgen Sie dafür, dass jede Angabe nur einmal erfasst wird. Das Organisationshandbuch des Bundes ist hier deutlich: „Keinesfalls dürfen Prozesse digitalisiert werden, die nicht zuvor optimiert wurden.“
Warum: Software führt jeden Schritt aus, den Sie ihr vorgeben, auch die überflüssigen. Der Bitkom-Leitfaden zum Reifegradmodell schreibt dazu: „Wenn ein schlechter Prozess digitalisiert wird, resultiert daraus ein schlechter digitaler Prozess.“
So gehen Sie vor: Prüfen Sie jeden Schritt im Steckbrief mit den folgenden Fragen. Sie folgen den Prüffragen des Organisationshandbuchs zur Prozessanalyse (externe Website) und seinen Möglichkeiten für einen Soll-Prozess (externe Website).
- Braucht jemand das Ergebnis dieses Schritts? Wenn nicht, streichen Sie ihn.
- Lassen sich zwei Schritte zusammenlegen oder gleichzeitig erledigen?
- Ist klar, wer den Schritt verantwortet?
- Wird eine Angabe ein zweites Mal erfasst? Legen Sie fest, wo sie einmal erfasst wird.
- Fehlen Angaben so oft, dass Rückfragen nötig sind? Legen Sie Pflichtangaben fest, etwa in einer Vorlage.
- Braucht jeder Fall dieselbe Prüfung, oder reicht sie für bestimmte Fälle?
Halten Sie das Ergebnis als Soll-Ablauf fest, wieder auf einer Seite.
Beispiel: Im angenommenen Ablauf legt das Team fest: Aufträge kommen nur noch über ein Formular mit Pflichtfeldern an, und die Auftragsliste ist die einzige Stelle, an der sie erfasst werden. Das Rechnungsprogramm soll die Daten von dort übernehmen. Ob das mit vorhandener Software geht, klärt der nächste Schritt.
Typischer Fehler: Das Papierformular wird eins zu eins als PDF zum Ausfüllen nachgebaut. Dann bleiben die Felder, die niemand braucht, und das Abtippen bleibt auch.
Erledigt, wenn der Soll-Ablauf auf einer Seite steht, jede gestrichene oder geänderte Stelle begründet ist und das Team zugestimmt hat.
Welche Mittel reichen, und wann brauchen Sie eigene Software?
Prüfen Sie die Mittel von einfach nach aufwendig und bleiben Sie auf der ersten Stufe, die Ihren Soll-Ablauf trägt: Regeln und Vorlagen, vorhandene Software, ein fertiges Werkzeug, Verbindungen zwischen Programmen und zuletzt eigene Software. Auch das Organisationshandbuch des Bundes fragt, welche vorhandenen IT-Systeme einen Ablauf umgehend unterstützen können.
| Stufe | Mittel | Reicht, wenn | Weiter, wenn |
|---|---|---|---|
| 1 Regeln und Vorlagen | Zuständigkeiten, Checklisten, einheitliche Vorlagen und Pflichtangaben | wenige Fälle in einem kleinen Team anfallen | Angaben an mehreren Stellen stehen oder Fälle verloren gehen |
| 2 Vorhandene Software | Funktionen, die Office-Paket, Buchhaltung oder Branchensoftware schon bieten, etwa Formulare, gemeinsame Listen und Freigaben | das Programm den Soll-Ablauf mit seinen Einstellungen abdeckt | eine Muss-Anforderung fehlt |
| 3 Fertiges Werkzeug | ein Standardprodukt für genau diese Aufgabe, oft im Abo | ein Produkt alle Muss-Anforderungen per Einstellung erfüllt und Sie Ihre Daten exportieren können | Angaben weiter von Hand zwischen Programmen übertragen werden |
| 4 Verbindungen und Automatisierung | Schnittstellen zwischen vorhandenen Programmen, Automatisierungsdienste und Low-Code-Plattformen | die Programme Schnittstellen haben und die Regeln einfach sind | der Kern des Ablaufs in keinem Produkt abgebildet ist |
| 5 Eigene Software | eine Webanwendung oder Ergänzung, die für Ihren Ablauf entwickelt wird | kein Produkt den Ablauf abdeckt oder der Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet | keine Angabe |
So gehen Sie vor:
- Schreiben Sie aus dem Soll-Ablauf die Muss-Anforderungen auf: Welche Daten, Rollen und Regeln braucht der Ablauf, und welche Programme müssen angebunden sein?
- Prüfen Sie zuerst Ihre vorhandenen Programme. Fragen Sie den Anbieter nach Funktionen, die Sie noch nicht nutzen, und nach Schnittstellen.
- Testen Sie ein fertiges Werkzeug mit echten Fällen aus Ihrer Messung, bevor Sie unterschreiben, und fragen Sie, wie Sie Ihre Daten vollständig exportieren können. Welche Verträge Sie brauchen, wenn ein Anbieter personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung. Ob für Ihren Ablauf ein CRM oder ein ERP das passende Werkzeug ist, zeigt unser Vergleich CRM oder ERP.
- Prüfen Sie, ob eine Schnittstelle die Angaben von einem Programm ins nächste bringt. Dann entfällt das zweite Eintippen. Wann eine Low-Code-Plattform reicht, zeigt unser Vergleich Low-Code oder Individualsoftware?
- Erst wenn keine Stufe darunter trägt, kommt eigene Software infrage. Wie Sie ein fertiges Produkt und einen Eigenbau über denselben Zeitraum gegenüberstellen, zeigt unser Vergleich Individualsoftware oder Standardsoftware? Wie Sie aus dem Soll-Ablauf Anforderungen für ein Angebot machen, zeigt unser Ratgeber Lastenheft für Software. Wie Sie eine Excel-Liste ablösen, die schon als Datenbank dient, zeigt unser Ratgeber Excel als Datenbank ablösen.
Wenn Sie diese Prüfung nicht allein machen wollen: Im Prozess-Check nehmen wir einen Ablauf mit Ihnen auf und prüfen zuerst, ob eine Standardsoftware reicht. Was der Prozess-Check umfasst, steht auf unserer Seite zur Verwaltungssoftware.
Beispiel: Im angenommenen Ablauf kann das Rechnungsprogramm Aufträge über eine Schnittstelle einlesen, und das Formular lässt sich mit dem vorhandenen Office-Paket bauen. Damit reichen die Stufen 2 und 4. Eigene Software braucht der Betrieb für diesen Ablauf nicht.
Typischer Fehler: Die Software wird ausgesucht, bevor der Soll-Ablauf feststeht. Dann muss sich der Ablauf dem Produkt anpassen.
Erledigt, wenn für jede Stufe notiert ist, ob sie Ihre Muss-Anforderungen trägt, und die gewählte Stufe mit Begründung feststeht.
Wie führen Sie die Lösung ein und prüfen, ob sie wirkt?
Führen Sie die Lösung zuerst in einem kleinen Team ein, schulen Sie alle Beteiligten am echten Fall und messen Sie danach mit denselben Werten wie vorher. Der Vergleich mit der Ausgangsmessung zeigt, ob Sie die Lösung behalten, anpassen oder auf weitere Abläufe übertragen.
Warum: Laut Organisationshandbuch scheitern Prozessoptimierungen häufig daran, dass die Beteiligten den neuen Ablauf nicht annehmen. Je stärker sie an der Entwicklung mitgewirkt haben, desto größer ist in der Regel die Akzeptanz.
So gehen Sie vor:
- Starten Sie mit einem Team oder einem Standort. Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen, etwa an weniger Rückfragen oder einer kürzeren Durchlaufzeit.
- Schulen Sie alle Beteiligten am echten Fall und halten Sie den neuen Ablauf als kurze Anleitung fest.
- Lassen Sie die alte Lösung nur so lange parallel laufen, bis die neue stabil ist, und legen Sie dafür ein Enddatum fest.
- Messen Sie, sobald der neue Ablauf eingespielt ist: mit denselben Werten, demselben Verfahren und über einen gleich langen Zeitraum wie vorher.
- Sprechen Sie in festen Abständen mit dem Team über Stolperstellen. Prüfen Sie in der ersten Zeit auch, ob alle den neuen Ablauf nutzen. Das Handbuch rät zu dieser Prüfung, damit niemand schleichend zu alten Routinen zurückkehrt.
Beispiel: Im angenommenen Ablauf zählt das Team nach der Umstellung wieder vier Wochen lang mit demselben Laufzettel. Erst diese zweite Messung zeigt, wie viel Zeit Formular und Schnittstelle tatsächlich sparen.
Typischer Fehler: Die neue Lösung startet, die alte bleibt ohne Enddatum bestehen. Dann pflegt das Team beide.
Erledigt, wenn die zweite Messung vorliegt, mit der ersten verglichen ist und feststeht, welcher Ablauf als Nächstes an der Reihe ist.
Wo stehen kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland?
Im deutschen Mittelstand betreffen Digitalisierungsvorhaben öfter den Kontakt zu Kunden und die IT als die eigenen Abläufe. Von 2022 bis 2024 schlossen laut KfW 30 % der mittelständischen Unternehmen ein Digitalisierungsvorhaben ab, aber nur 28 % von ihnen ordneten dabei ihre Arbeitsabläufe neu. In einer Umfrage der DIHK war Zeit die größte Hürde.
-
Vorhaben: Am häufigsten digitalisierten die Unternehmen mit abgeschlossenem Vorhaben den Kontakt zu Kunden und Zulieferern (54 %) und erneuerten ihre IT (50 %). Ihre Arbeitsabläufe ordneten unter den Unternehmen ab 50 Beschäftigten mit abgeschlossenem Vorhaben 52 % neu. Zum Mittelstand zählt die KfW alle Unternehmen mit höchstens 500 Mio. € Jahresumsatz (KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 (externe Website), April 2026).
-
Verwaltungsabläufe: Bei der Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse sah sich 2025 knapp die Hälfte der Unternehmen ab 20 Beschäftigten als Nachzügler (49 %).
Quelle: Bitkom (externe Website), · 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten
-
Hürden: In der Digitalisierungsumfrage 2026 der DIHK (externe Website) vom Januar 2026 nannten 58 % der Unternehmen Zeit und 56 % die Komplexität als Herausforderung der Digitalisierung. Die DIHK befragte dafür im November 2025 insgesamt 4.686 Unternehmen, darunter 2.055 mit bis zu neun Beschäftigten.
-
EU-Ziel: 2025 nutzten in Deutschland 73,6 % der Unternehmen mit 10 bis 249 Beschäftigten mindestens 4 von 12 ausgewählten digitalen Technologien. Eurostat nennt das mindestens grundlegende digitale Intensität (externe Website); im EU-Schnitt waren es 71,4 %. Nach dem Politikprogramm für die digitale Dekade (externe Website) sollen es bis 2030 mehr als 90 % der KMU in der EU sein.
Quelle: Eurostat (externe Website), · Datensatz isoc_e_dii, Index Version 3, ohne Finanzsektor
Wenn Zeit die knappste Ressource ist, spricht das aus unserer Sicht für den Einstieg mit einem einzigen Ablauf, wie ihn dieser Ratgeber beschreibt.
Welche Förderung gibt es, und was ist ausgelaufen?
Für den Einstieg gibt es in Deutschland kostenfreie Beratung, Zuschüsse zu Beratungskosten und Förderkredite für Digitalisierungsvorhaben. Zwei bekannte Bundesprogramme sind ausgelaufen. Ob Ihr Vorhaben gefördert wird, entscheidet die Förderstelle. Planen Sie es deshalb so, dass es auch ohne Förderung trägt. Stand: November 2026.
| Angebot | Was es bietet | Stand | Wichtig |
|---|---|---|---|
| Mittelstand-Digital Zentren (BMWE) | anbieterneutrale Beratung und Information für KMU, kostenfrei | Die bisherigen Zentren laufen bis Ende 2026 aus, ein neues Netzwerk entsteht ab 2027. | Unterstützung ohne Zuschuss |
| Förderung von Unternehmensberatungen für KMU (BAFA) | Zuschuss zu Beratungen, auch zu organisatorischen Fragen der Unternehmensführung | Richtlinie bis 31.12.2028 verlängert, ab 01.01.2027 mit geänderten Bedingungen | Erst nach dem Informationsschreiben des BAFA beginnen; schon der Beratervertrag gilt als Beginn. |
| ERP-Förderkredit Digitalisierung (KfW) | zinsgünstiger Kredit; Prozessdigitalisierung zählt zur Stufe 2, in der es auf Antrag zusätzlich einen Zuschuss gibt | Merkblatt vom 23.04.2026 | Antrag bei Ihrer Bank, bevor das Vorhaben beginnt |
| go-digital (BMWK) | Zuschuss zu Beratung und Umsetzung, unter anderem im Modul „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ | am 31.12.2024 ausgelaufen | keine Anträge mehr |
| Digital Jetzt (BMWK) | Investitionszuschuss für digitale Technologien, vor allem Hard- und Software | Ende 2023 ausgelaufen | keine Anträge mehr |
Quellen der Tabelle:
- Förderbekanntmachung für Mittelstand-Digital im Bundesanzeiger (externe Website) vom 15.12.2025
- Programmseite des BAFA zur Beratungsförderung (externe Website), abgerufen am 07.11.2026
- Merkblatt der KfW zum ERP-Förderkredit Digitalisierung (externe Website) mit Stand 23.04.2026
- Meldung des Ministeriums zum Ende von go-digital (externe Website) vom 01.01.2025
- Bericht des Ministeriums zur Innovationsförderung im Mittelstand (externe Website) mit Stand 02.09.2024
Programme von Bund, Ländern und EU finden Sie in der Förderdatenbank des Bundes (externe Website). Welche Programme des Landes Nordrhein-Westfalen wir für Software geprüft haben, steht in den Fragen zur Softwareentwicklung.
Aus der Praxis: Vorlage und Rechenweg für Ihren ersten Ablauf
Mit dieser Vorlage beschreiben Sie einen Ablauf auf einer Seite und rechnen ihn in Stunden und Euro um. Sie folgt den Mindestangaben, die das Organisationshandbuch des Bundes für einen Steckbrief nennt. Wir haben sie für Betriebe gekürzt und um die Werte aus der Ausgangsmessung ergänzt. Das Beispiel nutzt frei gewählte Werte, keine Kundendaten.
| Feld | Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Gegenstand und Tätigkeit | Aufträge erfassen |
| Auslöser | Was startet den Ablauf? | Ein Kunde erteilt einen Auftrag per E-Mail, Telefon oder auf Papier. |
| Ergebnis | Woran erkennen Sie, dass der Ablauf fertig ist? | Der Auftrag steht vollständig in der Auftragsliste, und der Kunde hat eine Bestätigung. |
| Verantwortlich | Wer entscheidet über den Ablauf? | Büroleitung |
| Beteiligte | Wer arbeitet mit? | Innendienst, Technik, Buchhaltung |
| Schritte | Was geschieht in welcher Reihenfolge? | Auftrag lesen, Kunden in der Tabelle suchen, Auftrag eintragen, Bestätigung senden, Technik informieren |
| Programme und Unterlagen | Womit wird gearbeitet? | E-Mail, Tabelle, Kalender, Rechnungsprogramm, Auftragsformular auf Papier |
| Daten je Fall | Welche Angaben braucht jeder Fall? | Kunde, Anschrift, Leistung, Wunschtermin, Ansprechperson |
| Regeln | Welche Entscheidungen fallen? | Eilaufträge gehen sofort an die Technik. |
| Ausnahmen | Was läuft anders als im Regelfall? | Aufträge per Telefon, fehlende Angaben |
| Medienbrüche | Wo wird abgetippt? | von der E-Mail in die Tabelle, von der Tabelle ins Rechnungsprogramm |
| Kennzahlen | Was messen Sie? | Fälle je Woche, Minuten je Fall, Durchlaufzeit, Rückfragen, doppelte Eingaben |
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Arbeitszeit je Woche | 40 Aufträge × 7 Min. Erfassen + 40 × 5 Min. zweites Eintippen + 8 Rückfragen × 10 Min. = 280 + 200 + 80 Min. | 560 Min., also 9 Std. 20 Min. |
| Arbeitszeit im Jahr | 560 Min. × 45 Arbeitswochen ÷ 60 | 420 Std. |
| davon zweites Eintippen und Rückfragen | (200 + 80) Min. × 45 ÷ 60 | 210 Std., die Hälfte |
| Kosten je Stunde | Ihr eigener Wert; hier der Bundesdurchschnitt 2024 | 44,32 € |
| Arbeitskosten im Jahr | 420 Std. × 44,32 € | 18.614 € |
| davon zweites Eintippen und Rückfragen | 210 Std. × 44,32 € | 9.307 € |
Quelle: Statistisches Bundesamt (externe Website), · Arbeitskosten je geleistete Stunde 2024, Arbeitskostenerhebung
Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein. Die Arbeitskosten je Stunde weichen nach Branche und Bundesland stark ab: 2024 reichten sie von 25,73 € in der Gastronomie bis 83,78 € in der Personenbeförderung in der Luftfahrt. Die 45 Arbeitswochen sind eine Annahme für Urlaub, Feiertage und Krankheit.
Die Rechnung zeigt, wo die Zeit hingeht. Im Beispiel entfällt die Hälfte auf das zweite Eintippen und die Rückfragen. Genau dort setzen das Formular mit Pflichtfeldern und die Schnittstelle aus dem Beispiel an. Ob sich eine Lösung lohnt, sehen Sie, wenn Sie diese Stunden den Kosten der Lösung über denselben Zeitraum gegenüberstellen. Was die Entwicklung eigener Software am Markt kostet, zeigt unser Kostenratgeber Was kostet es, Software entwickeln zu lassen?
Häufige Fragen
Brauchen wir zuerst eine Digitalisierungsstrategie?
Für den ersten Ablauf nicht unbedingt. Das Organisationshandbuch des Bundes empfiehlt zwar, Prozesse idealerweise auf Grundlage einer Digitalisierungsstrategie zu digitalisieren, rät aber auch, Quick Wins mitzunehmen. Aus unserer Sicht lohnt sich ein Plan spätestens dann, wenn mehrere Abläufe dieselben Daten nutzen.
Was kostet es, einen Ablauf zu digitalisieren?
Das hängt von der Stufe ab, auf der Sie bleiben. Regeln, Vorlagen und vorhandene Software kosten vor allem Arbeitszeit Ihres Teams. Ein fertiges Werkzeug kostet oft eine laufende Gebühr, eigene Software einen Entwicklungspreis und laufende Pflege. Was die Pflege kostet, zeigt unser Kostenratgeber Was kostet Software-Wartung?
Kann künstliche Intelligenz den Ablauf übernehmen?
Teilweise, wenn der Ablauf beschrieben ist und die Daten sauber vorliegen. Laut Bitkom setzte 2025 jedes fünfte Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI für die automatisierte Verarbeitung von E-Mails ein. Für jede Automatisierung gilt, was der Bitkom-Leitfaden zum Reifegradmodell schreibt: Prozessmodelle und Daten sind eine Grundvoraussetzung.
Quelle: Bitkom, · 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten