Kurz gesagt
Standardsoftware eignet sich für Abläufe, die in vielen Betrieben gleich laufen, etwa Buchhaltung oder E-Mail: Es gibt sie schon, und der Anbieter pflegt sie. Individualsoftware eignet sich, wenn kein Produkt Ihre Anforderungen per Einstellung erfüllt oder der Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet. Vergleichen Sie beide mit allen Kosten über denselben Zeitraum, etwa fünf Jahre.
Das Wichtigste in Kürze
- Für das BSI beginnt Individualsoftware dort, wo kein fertiges Produkt die Anforderungen erfüllt, auch nicht mit angepasster Konfiguration.
- Wer Standardsoftware um eigene Funktionen erweitern lässt, betreibt im Ergebnis Individualsoftware. Das BSI zählt solche Lösungen ausdrücklich dazu.
- Rechnen Sie alle Optionen über denselben Zeitraum. Eine Option, die Sie kürzer rechnen, kann sonst besser wirken, als sie ist.
- Bei Software im Abo steuern Sie laut NIST-Definition höchstens begrenzte Einstellungen je Nutzer. Funktionen und Infrastruktur bestimmt der Anbieter.
- Individualsoftware braucht laufend Budget: Über 80 % der Wartung dienen laut dem IEEE-Leitfaden SWEBOK der Erweiterung und Anpassung.
Was unterscheidet Standardsoftware von Individualsoftware?
Standardsoftware ist ein fertiges Produkt, das ein Anbieter für viele Kunden entwickelt, meist gegen eine Lizenzgebühr oder ein Abo. Individualsoftware entsteht für die Abläufe eines bestimmten Unternehmens, im eigenen Haus oder im Auftrag. Die Grenze ist fließend: Eine Standardsoftware, die um eigene Funktionen erweitert wird, zählt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zur Individualsoftware.
Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Standardsoftware als Software, die „für den anonymen Markt“ entsteht. Individualsoftware ist dort Software „für den Einsatz in einem speziellen Betrieb“, selbst erstellt oder bei einem Softwarehersteller in Auftrag gegeben (Gabler Wirtschaftslexikon: Standardsoftware und Gabler Wirtschaftslexikon: Individualsoftware, beide 19.02.2018).
Typische Beispiele für Standardsoftware sind Programme für E-Mail, Büroarbeit und Finanzbuchhaltung, für die Unternehmensplanung (ERP, Enterprise Resource Planning) und für die Kundenverwaltung (CRM, Customer Relationship Management). Beispiele für Individualsoftware sind eine Auftragsverwaltung, die genau den Ablauf eines Betriebs abbildet, und ein eigenes Portal, über das die Kunden eines Betriebs Status und Dokumente abrufen. Lässt ein Unternehmen eine Software entwickeln, um sie selbst an Kunden zu verkaufen, ist die Entwicklung eine Auftragsarbeit für dieses Unternehmen. Für seine Kunden ist das Ergebnis Standardsoftware.
Das BSI zählt zur Individualsoftware auch Basislösungen mit typischen Grundfunktionen, die ein Betrieb anpassen und um eigene Funktionen erweitern lässt. Als Beispiele nennt es ERP-Systeme und Systeme zur Inhaltsverwaltung (CMS). Für sie gelten im IT-Grundschutz dieselben Anforderungen wie für eine Neuentwicklung (BSI, IT-Grundschutz, Baustein APP.7).
Der Wissensleitfaden SWEBOK des Fachverbands IEEE Computer Society unterscheidet mehrere Wege, Software zu beschaffen (SWEBOK, Version 4.0a, August 2026):
- ein fertiges Produkt, das Sie so übernehmen, wie es ist, zu den Lizenzbedingungen des Anbieters
- Software, die ein Dritter eigens für Ihr Unternehmen entwickelt, manchmal als Anpassung eines fertigen Produkts
- Open-Source-Software, die nominell kostenlos ist
- Software, die Sie als Dienst mieten (Software as a Service, SaaS)
2025 nutzten 54 % der Unternehmen in Deutschland mit mindestens zehn Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Dienste, am häufigsten für E-Mail, Datenspeicherung und Büroprogramme (Destatis, 24.11.2025). Was SaaS genau ist und wie Anbieter es betreiben, erklärt unser Leitfaden zu SaaS.
| Kriterium | Standardsoftware | Individualsoftware | Quellen |
|---|---|---|---|
| Was Sie bekommen | ein fertiges Produkt, das viele Kunden nutzen, zu den Lizenzbedingungen des Anbieters | Software, die für Ihre Abläufe entsteht, oft aus fertigen Bausteinen | 1, 2, 3, 4 |
| Anpassbarkeit | im Rahmen der Einstellungen; bei Software im Abo oft nur begrenzte Einstellungen je Nutzer | so weit, wie Budget und Architektur reichen; jede Änderung ist Entwicklungsarbeit | 1, 4, 9 |
| Kosten über die Laufzeit | am Anfang meist geringer, dann laufend Lizenz oder Abo, oft je Nutzer und Monat | am Anfang höher, dann laufend Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung | 1, 4, 9, 10 |
| Einführungsaufwand | Produkte vergleichen, mit echten Daten testen, einrichten, Daten übernehmen, schulen; was die Einstellungen nicht abdecken, ändern Sie im Ablauf | Anforderungen beschreiben, das Projekt steuern, früh mittesten, Daten übernehmen, schulen | 1, 3, 8, 10 |
| Abhängigkeit | vom Anbieter: Preise, Funktionen und wie lange er das Produkt pflegt; ein Wechsel kostet Datenexport und Umstellung | vom Entwicklungsteam, wenn Quellcode, Dokumentation und Zugänge nicht bei Ihnen liegen | 1, 3, 4, 8, 11 |
| Datenhoheit | bei Cloud-Diensten auf Servern des Anbieters, deren genauen Ort Sie meist nicht kennen | Speicherort und Exportformate legen Sie fest; Betrieb und Datensicherung tragen Sie oder Ihr Dienstleister | 3, 9 |
| Typisches Risiko | das Produkt passt nicht, und neben ihm entstehen eigene Listen und Umwege | das Projekt verzögert sich, Prioritäten verrutschen, das beauftragte Team ist ungeeignet | 3, 8 |
| Passt, wenn | der Ablauf in vielen Betrieben gleich läuft und ein Produkt ihn per Einstellung abdeckt | kein Produkt den Ablauf abdeckt oder der Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet | 8; Einschätzung Datafalke |
Die Zahlen in der Spalte „Quellen“ sind die Nummern der Quellenliste am Ende des Beitrags.
Wann ist Standardsoftware die bessere Wahl?
Standardsoftware ist die bessere Wahl, wenn ein Ablauf in vielen Betrieben gleich läuft und mindestens ein Produkt Ihre Muss-Anforderungen per Einstellung erfüllt. Sie bekommen dann ein fertiges Produkt, das der Anbieter pflegt, und sparen sich die Kosten und Risiken eines eigenen Entwicklungsprojekts.
Wie verbreitet Standardprodukte sind, zeigen Zahlen des Statistikamts der EU für 2025. Finanz- und Buchhaltungssoftware nutzten 31 % der Unternehmen in Deutschland mit mindestens zehn Beschäftigten als bezahlten Cloud-Dienst, ERP-Software 13 % und CRM-Software 12 % (Eurostat, Cloud-Dienste, Stand 27.02.2026). Ein ERP-System, ob aus der Cloud oder im eigenen Haus, nutzten 37 % der Unternehmen mit 10–49 Beschäftigten. Bei 50–249 Beschäftigten waren es 68 % (Eurostat, interne Prozesse, Stand 27.02.2026). Ob Sie ein CRM, ein ERP oder keines von beiden brauchen, zeigt unser Vergleich CRM oder ERP mit amtlichen Zahlen je Branche.
Stärken: Das Produkt gibt es schon. Sie können mehrere Angebote mit einer Bewertungsskala vergleichen und vor dem Kauf prüfen, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen. So sieht es das BSI für die Auswahl von Software vor (BSI, IT-Grundschutz, Baustein APP.6). Als Vorteile gegenüber einer Eigenentwicklung nennt das Gabler Wirtschaftslexikon geringere Entwicklungs- und Wartungskosten und eine schnellere Verfügbarkeit im Unternehmen. Sicherheitslücken soll der Anbieter beheben: Das BSI rät, Software mit einem Wartungsvertrag zu beschaffen, der das für die ganze Nutzungsdauer zusagt.
Grenzen: Das Produkt passt nicht von selbst. Laut Gabler muss Standardsoftware an die Anforderungen der Nutzer angepasst und teils auf die gesamte Ablauforganisation eines Betriebs ausgerichtet werden. Was die Einstellungen nicht hergeben, lösen Sie in Ihrem Ablauf. Bei Software im Abo ist der Spielraum enger. Laut der Definition des US-amerikanischen National Institute of Standards and Technology (NIST) steuern Kunden dort weder die Infrastruktur noch einzelne Funktionen. Ihnen bleiben höchstens begrenzte Einstellungen je Nutzer (NIST, SP 800-145). Passt ein Produkt schlecht, weichen Mitarbeitende aus: Das BSI beschreibt, dass Nutzende umständliche Software meiden und dafür andere Programme zweckentfremden (BSI, APP.6). Führt Ihr Team neben dem Produkt eigene Listen, ist das ein Warnzeichen.
Einsatzfall: Aufgaben, die nach festen, für alle gleichen Regeln laufen, etwa E-Mail, Büroarbeit, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung. Dazu jeder Ablauf, für den ein Produkt alle Muss-Anforderungen per Einstellung erfüllt. Hier ist Standardsoftware aus unserer Sicht fast immer die bessere Wahl.
Wann lohnt sich Individualsoftware?
Individualsoftware lohnt sich, wenn kein Produkt Ihre Muss-Anforderungen per Einstellung erfüllt oder wenn gerade dieser Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet. Dann folgt die Software Ihrem Ablauf, und Sie bestimmen, wie sie sich weiterentwickelt. Dafür tragen Sie die Kosten von Entwicklung und Pflege und steuern das Projekt mit.
Das BSI zieht die Grenze genauso. Erfüllt kein fertiges Produkt die Anforderungen, auch nicht mit angepasster Konfiguration, gilt im IT-Grundschutz zusätzlich der Baustein für Individualsoftware (BSI, APP.6).
Stärken: Sie bestimmen, welche Funktionen die Software hat und in welcher Reihenfolge sie entstehen. Sie legen fest, wo die Software läuft und wie sie mit anderen Programmen Daten austauscht. Das BSI rät, solche Schnittstellen in standardisierten technischen Formaten festzulegen (BSI, APP.7). Lizenzgebühren je Nutzerkonto fallen für Ihre eigene Software nicht an. Cloud-Dienste dagegen messen ihre Nutzung laut NIST etwa nach Speicher, Rechenleistung, Bandbreite oder aktiven Nutzerkonten und rechnen meist danach ab (NIST).
Grenzen: Sie tragen das Projektrisiko. Das BSI nennt als typische Gefährdungen, dass sich ein Entwicklungsprojekt verzögert, Prioritäten falsch gesetzt werden oder ungeeignete Entwickler den Auftrag bekommen (BSI, APP.7). Sie müssen mitarbeiten: Das BSI sieht vor, festzulegen, wer die Entwicklung steuert, und die Fachverantwortlichen früh an den Tests zu beteiligen. Außerdem wird die Software nie fertig. Über 80 % der Wartung dienen laut SWEBOK der Erweiterung und Anpassung. Nach einem der Gesetze der Software-Evolution, die SWEBOK nach Lehman wiedergibt, wird Software ohne laufende Anpassung mit der Zeit immer weniger brauchbar (SWEBOK).
Einsatzfall: Abläufe, die Ihr Geschäft ausmachen und die kein Produkt abdeckt. Anwendungen, die Daten aus mehreren Programmen zusammenführen. Portale, über die Ihre Kunden Status, Dokumente und Rechnungen abrufen. Software, die Sie selbst an Kunden verkaufen wollen; was eine erste verkaufsfähige Version kostet, zeigt unser Kostenratgeber Was kostet ein SaaS-MVP?.
Was kostet welche Lösung über fünf Jahre?
Das lässt sich nur für Ihren Fall rechnen, mit allen Kosten über denselben Zeitraum. Bei Standardsoftware fallen am Anfang meist weniger Kosten an, danach laufend Lizenz oder Abo. Bei Individualsoftware ist der Anfang teurer, laufend kommen Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung dazu. Bei beiden gehören Einführung und Schulung dazu, ebenso die Zeit für Umwege.
Den Rahmen gibt die Gesamtkostenrechnung (Total Cost of Ownership, TCO). SWEBOK definiert sie als die Gesamtkosten, ein Produkt zu beschaffen, in Betrieb zu nehmen und am Laufen zu halten. Am Anfang überwiegen die einmaligen Kosten. Betriebs- und Wartungskosten beginnen laut SWEBOK niedrig und steigen mit der Zeit (SWEBOK).
Entscheidend ist derselbe Zeitraum für alle Optionen. Wer eine Option über einen kürzeren Zeitraum rechnet als die andere, lässt sie laut SWEBOK besser aussehen, obwohl sie über denselben Zeitraum nicht besser sein muss. Auch das Konzept der Bundesverwaltung für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der IT verlangt einen gemeinsamen Zeitraum für alle Alternativen. Es warnt, dass seine Länge das Ergebnis erheblich beeinflusst (WiBe 5.0, Stand November 2014). In unserem Beispiel sind es fünf Jahre. Wählen Sie den Zeitraum, in dem Sie die Software sicher nutzen wollen.
| Position | Standardsoftware | Individualsoftware | So ermitteln Sie den Wert |
|---|---|---|---|
| Auswahl oder Analyse, einmalig | Anforderungen aufschreiben, Produkte vergleichen und testen | Anforderungen aufschreiben, Analyse und Konzept | Stunden Ihres Teams, Angebot für die Analyse |
| Beschaffung oder Entwicklung, einmalig | Kaufpreis der Lizenz oder Einrichtungsgebühr, falls verlangt | Preis der Entwicklung | Angebote; Marktpreise im Kostenratgeber |
| Anpassung und Schnittstellen, einmalig | Einstellungen, Erweiterungen, Anbindung an vorhandene Programme | Teil der Entwicklung | Angebote |
| Einführung, einmalig | Tests, Datenübernahme, Erstschulung | Tests, Datenübernahme, Erstschulung | Stunden Ihres Teams, Angebote |
| Lizenz, Abo oder Betrieb, laufend | Abo je Nutzer und Monat oder jährliche Wartungsgebühr | Server oder Cloud-Konto, Überwachung, Datensicherung | Nutzer × Monate × Preis; Angebot für den Betrieb |
| Wartung und Weiterentwicklung, laufend | Umfang laut Vertrag; zusätzliche Module laut Preisliste | Updates, Fehlerbehebung, neue Funktionen | Wartungsvertrag, Budget je Jahr |
| Betreuung und Schulung, laufend | Administration, Schulung neuer Mitarbeitender | Administration, Schulung neuer Mitarbeitender | Stunden Ihres Teams |
| Zeit für Umwege, laufend | Nebenlisten, doppelte Eingaben, Arbeit außerhalb des Produkts | entfällt, soweit die Software den Ablauf abdeckt | Stunden je Woche × Personen × Wochen |
| Ausstieg, einmalig am Ende | Datenexport, Wechsel zu einem anderen Produkt | Übergabe an ein anderes Team oder Ablösung | Exportformate, Kündigungsfristen, Dokumentation |
Die Gliederung folgt dem Kriterienkatalog der WiBe. Er trennt die einmaligen Kosten von Entwicklung und Einführung von den laufenden Betriebskosten und zählt auch die Personalkosten für die Nutzung des Systems mit. Die Zeile zum Ausstieg haben wir ergänzt: SWEBOK nennt hohe Ausstiegskosten als Lock-in-Faktor, der Entscheidungen über einen Ausstieg beeinflusst.
Rechenbeispiel Abo: Bei 20 Nutzerkonten zahlen Sie über fünf Jahre 1.200 Kontomonate, bei 30 Konten 1.800. Multiplizieren Sie diese Zahl mit dem Preis je Konto und Monat aus dem Angebot.
Rechenbeispiel Umwege: Drei Mitarbeitende pflegen neben dem Produkt je zwei Stunden pro Woche eine eigene Liste. Bei 45 Arbeitswochen sind das 270 Stunden im Jahr und 1.350 Stunden in fünf Jahren. Multiplizieren Sie diese Stunden mit Ihren Personalkosten je Stunde. Beide Beispiele nutzen frei gewählte Werte, keine Erhebung.
Was die Entwicklung von Individualsoftware am Markt kostet, zeigt unser Kostenratgeber Was kostet es, Software entwickeln zu lassen?. Unsere eigenen Angebote stehen auf der Seite Softwareentwicklung.
Wie abhängig machen Sie sich?
Bei Standardsoftware hängen Sie am Anbieter: Er bestimmt die Preise und entscheidet, wie lange er ein Produkt pflegt. Bei Individualsoftware hängen Sie am Entwicklungsteam, wenn Quellcode, Dokumentation und Zugänge nicht bei Ihnen liegen. Beide Abhängigkeiten lassen sich vor dem Vertrag prüfen und mit klaren Regeln begrenzen.
Abhängigkeit vom Anbieter
Das BSI sieht vor, schon bei der Planung zu entscheiden, ob sich ein Unternehmen mit einer Software in die Abhängigkeit von einem Hersteller begibt (BSI, APP.6). Ein Anbieter kann entscheiden, ein Produkt nicht mehr anzubieten. Ob und wann Sie selbst aussteigen können, beeinflussen laut SWEBOK technische Abhängigkeit und hohe Ausstiegskosten.
Ein Beispiel für das Ende der Pflege: Am 14.10.2025 endete der Support für Office 2016 und Office 2019, auch für die Datenbank Access in diesen Versionen (Microsoft Learn, Stand 05.11.2026). Wer eine Software über die Wartung hinaus nutzt, riskiert laut BSI Sicherheitslücken, die niemand mehr zeitnah behebt (BSI, APP.6).
Bei Office-Software und Cloud-Diensten sieht sich die Mehrheit der Unternehmen abhängig. An der Digitalisierungsumfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) im November 2025 nahmen 4.686 Unternehmen teil. 71 % stuften sich bei Office-Software als weitgehend oder vollkommen abhängig ein, 55 % bei Cloud-Diensten (DIHK, Januar 2026).
Abhängigkeit vom Entwicklungsteam
Bei Individualsoftware hängen Sie am Team, das sie gebaut hat. Das Gabler Wirtschaftslexikon hält Standardsoftware für besser dokumentiert und damit für weniger abhängig von den Entwicklern. Das BSI führt unzulängliche vertragliche Regelungen mit externen Dienstleistern als eigene Gefährdung auf (BSI, APP.7). Lassen Sie deshalb vor dem Start festhalten:
- Der Quellcode liegt von Anfang an in einem Konto Ihres Unternehmens.
- Zu jeder Abnahme gehört eine Dokumentation, mit der ein anderes Team weiterarbeiten kann.
- Hosting, Domain und Zugänge laufen über Ihre eigenen Konten.
- Der Vertrag regelt, welche Nutzungsrechte am Code Sie erhalten.
Wie Sie jeden dieser Punkte prüfen, zeigt unser Ratgeber Abhängig vom Entwickler?
Verbreitete Programmiersprachen und Open-Source-Bausteine machen es aus unserer Sicht leichter, später ein anderes Team zu finden.
Wo liegen Ihre Daten, und wer hat die Hoheit darüber?
Bei Software im Abo liegen Ihre Daten auf der Infrastruktur des Anbieters, an einem Ort, den Sie meist nur grob kennen. Bei Individualsoftware legen Sie Speicherort und Exportformate selbst fest, tragen dafür aber Betrieb und Datensicherung. Prüfen Sie in beiden Fällen, wie Sie Ihre Daten vollständig wieder herausbekommen.
Nach der NIST-Definition bündeln Cloud-Dienste die Ressourcen des Anbieters für viele Kunden in einem mandantenfähigen Modell. Den genauen Ort kennen Kunden dabei in der Regel nicht, teils lässt sich aber ein Land oder ein Rechenzentrum festlegen (NIST). Wie eine Anwendung die Daten verschiedener Kunden trennt, erklärt unser Beitrag Mandantenfähigkeit.
Für 98 % der Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen oder planen, spielt das Herkunftsland des Anbieters eine Rolle. 71 % beziehen Cloud-Angebote aus den USA, bevorzugen würden das 8 %. Befragt hat der Digitalverband Bitkom 603 Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten (Bitkom, 17.06.2026).
Bei Individualsoftware entscheiden Sie selbst, bei welchem Anbieter und in welchem Land sie läuft. Betrieb, Datensicherung und Updates tragen dann Sie oder ein Dienstleister, den Sie beauftragen. Welche Verträge Sie brauchen, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.
Fragen Sie bei beiden Wegen vor dem Vertrag, in welchen Formaten Sie alle Daten exportieren können und was der Export kostet. Für die Außerbetriebnahme einer Software sieht das BSI vor zu klären, wie benötigte Funktionen weiter verfügbar bleiben (BSI, APP.6). Dazu gehören in der Regel auch die Daten.
Gibt es einen Mittelweg zwischen Standard und Eigenbau?
Ja. Aus unserer Sicht ist er oft der wirtschaftlichste Weg: Standardsoftware für alles, was in jedem Betrieb gleich ist, und eine eigene Ergänzung für den Teil, den kein Produkt abdeckt. Die Ergänzung tauscht ihre Daten über Schnittstellen mit dem Standardprodukt aus, etwa als Portal für Kunden oder als Modul neben einem vorhandenen ERP.
Standard mit Ergänzung: Eine Schnittstelle (API, Application Programming Interface) ist ein festgelegter Weg, auf dem Programme Daten austauschen. Bietet Ihr Standardprodukt eine, kann eine eigene Anwendung zum Beispiel Aufträge oder Belege lesen und schreiben, ohne das Produkt selbst zu verändern. Prüfen Sie vorher, welche Daten die Schnittstelle freigibt und ob ihre Nutzung extra kostet.
Standard erweitern: Lassen Sie ein Standardprodukt um eigene Funktionen erweitern, ist das nach der Einordnung des BSI bereits Individualsoftware (BSI, APP.7). Halten Sie jede Abweichung von der Standardeinstellung fest und sichern Sie die Konfiguration, damit sie sich jederzeit wiederherstellen lässt. Beides sieht das BSI vor, ebenso, nur unbedingt notwendige Erweiterungen (Plug-ins) zu installieren (BSI, APP.6).
Open-Source-Software: Sie ist laut SWEBOK nominell kostenlos. Unterstützung und Wartung können Sie zukaufen, und die Lizenz müssen Sie auf Einschränkungen prüfen (SWEBOK). Betreiben Sie die Software selbst, übernehmen Sie oder ein Dienstleister Betrieb und Updates.
Die gewachsene Tabelle: Eine Excel-Datei mit Makros oder eine Access-Datenbank, die ein Betrieb für sich selbst gebaut hat, ist nach Gabler bereits Individualsoftware. Sie wurde für den eigenen Betrieb selbst erstellt. Stellen Sie ihr deshalb dieselben Fragen wie jeder Eigenentwicklung: Wer außer einer Person kennt sie, und was passiert, wenn diese Person fehlt? Wie sich solche Lösungen ablösen lassen, zeigt unsere Seite Verwaltungssoftware; die einzelnen Schritte erklärt unser Ratgeber Excel als Datenbank ablösen.
Low-Code-Plattform: Ob statt einer Entwicklung eine Low-Code-Plattform reicht, zeigt unser Vergleich Low-Code oder Individualsoftware.
Wie treffen Sie die Entscheidung?
Gehen Sie in festen Schritten vor: Anforderungen aufschreiben, Produkte am Markt prüfen, Abhängigkeit und Ausstieg klären, dann über denselben Zeitraum rechnen. Erfüllt ein Produkt alle Muss-Anforderungen per Einstellung, spricht fast alles für Standardsoftware. Fehlt nur ein Teil, prüfen Sie eine Ergänzung. Fehlt der Kern, kommt Individualsoftware infrage.
Die Schritte folgen den Anforderungen des BSI an Planung, Auswahl und Entwicklung von Software (BSI, APP.6 und APP.7). Die Reihenfolge und die Verzweigung in Schritt 3 sind unsere Empfehlung.
- Was muss die Software können? Schreiben Sie Ablauf, Daten, Nutzergruppen, Schnittstellen und rechtliche Vorgaben zusammen mit den Fachleuten und der IT in einen Anforderungskatalog. Trennen Sie Muss von Kann. Wie das geht, zeigt unser Ratgeber Lastenheft für Software.
- Welche Produkte gibt es dafür? Sichten Sie den Markt, vergleichen Sie zwei bis drei Produkte mit einer Bewertungsskala und testen Sie sie mit echten Daten. Rechnen Sie Schulung und Datenübernahme mit ein.
- Erfüllt ein Produkt alle Muss-Anforderungen per Einstellung? Wenn ja, weiter mit Schritt 4. Wenn nein, weiter mit Schritt 5.
- Wie kommen Sie wieder heraus? Prüfen Sie Datenexport in offenen Formaten, Kündigungsfristen, Preisanpassungen, Speicherort und wie lange der Anbieter das Produkt pflegt. Sind diese Punkte geklärt, ist Standardsoftware Ihre Wahl.
- Fehlt nur ein Teil? Dann prüfen Sie eine Ergänzung, die über Schnittstellen mit dem Produkt arbeitet, bevor Sie das ganze Produkt ersetzen.
- Fehlt der Kern? Dann kommt Individualsoftware infrage. Legen Sie fest, wer die Entwicklung auf Ihrer Seite steuert, und beginnen Sie mit einem kleinen ersten Modul.
- Was kostet jede Option? Rechnen Sie die Kostenpositionen aus dem Abschnitt Was kostet welche Lösung über fünf Jahre? für alle Optionen über denselben Zeitraum, und vergleichen Sie erst dann.
Wenn Sie die Prüfung nicht allein machen wollen: Im Prozess-Check prüfen wir zuerst, ob eine Standardsoftware Ihre Abläufe abdeckt. Passt eine, empfehlen wir sie Ihnen.
Aus der Praxis: Wo wir für datafalke.de kaufen und wo wir bauen
Für unsere eigene Website haben wir dieselbe Frage beantwortet. Was in jedem Betrieb gleich ist, mieten wir als Standarddienst. Was unser Angebot ausmacht, bauen wir auf frei verfügbaren Bausteinen selbst. Die Tabelle zeigt die Entscheidungen mit ihren Gründen; welche Produkte wir einsetzen, steht im Kolophon.
| Baustein | Entscheidung | Grund |
|---|---|---|
| Hosting und Auslieferung | gemietet bei einem Hoster mit Sitz in der EU, Auslieferung über ein Servernetz (CDN) | Standardaufgabe; wichtig war uns ein Anbieter mit Sitz in der EU |
| E-Mail-Postfach | gemietet bei einem Anbieter mit Sitz in Deutschland | Standardaufgabe ohne Bezug zu unserem Angebot |
| Seitenerzeugung und Gestaltung | frei verfügbare Open-Source-Bausteine, darüber eine eigene Schicht für Farben und Formen | Seiten als fertiges HTML ohne JavaScript gehören zu dem, was wir verkaufen |
| Inhaltsverwaltung | kein fertiges Redaktionssystem; Texte in Markdown, deren Pflichtangaben beim Erzeugen der Seiten geprüft werden | Erweiterungen, Sicherheitsupdates und Ladezeit eines verbreiteten Redaktionssystems passten nicht zu unserem Anspruch an die eigene Referenz |
| Kontaktformular | selbst gebaut: ein Programm auf den Servern des Hosters, mit eigenem Schutz gegen Spam | kein Skript im Browser und kein Dienst eines anderen Anbieters, etwa ein Captcha |
Der Eigenbau hat seinen Preis: Jede Änderung am Formular ist bei uns Entwicklungsarbeit, und die Updates der Bausteine spielen wir selbst ein.